Ideas prácticas para organizar un cumpleaños infantil
Para celebrar un cumpleaños de niños, no necesitas invertir mucho tiempo y esfuerzo. Pero si conocer las claves prácticas para lograrlo sin estresarte.
Para ello, he creado una guía práctica en la que te enseño como hacer un cumpleaños para niños en 3 sencillos pasos.
Se trata de un método que he desarrollado a lo largo de mi experiencia asesorando a personas como tú, en cientos de eventos infantiles que hemos organizado en el Espacio Bulevar.
El artículo que estas a punto de leer, es una guía completa llena de trucos, ideas y consejos útiles con los que te garantizo lograrás una fantástica fiesta de cumpleaños, original y divertida.
Algunos de los temas que encontrarás y que te ayudarán en la planificación y organización del cumpleaños son:
•¿Qué hacer para que el cumpleaños sea original y divertido?
•¿Cómo decorar un cumpleaños de niños?
• Consejos para elegir el mejor lugar donde celebrar un cumpleaños infantil
• Tips para celebrar un cumpleaños en época post- Covid
• Ideas para seleccionar la música, la merienda, la tarta, la animación infantil
ÍNDICE DE CONTENIDOS
PASO 1. COMO PLANIFICAR UN CUMPLEAÑOS PARA NIÑOS
PASO 2. IDEAS PARA ORGANIZAR LA FIESTA DE CUMPLEAÑOS
PASO 3. CELEBRAR Y DISFRUTAR DEL CUMPLEAÑOS
PASO 1. COMO PLANIFICAR EL CUMPLEAÑOS PARA NIÑOS
El principal secreto de las event planners, que organizan cumpleaños para niños, es comenzar con suficiente tiempo para poder planificar paso a paso todos los detalles.
Y es que toda fiesta, siempre empieza con una idea, una inspiración o un sueño que debemos aterrizar antes de salir corriendo a comprar la decoración.
Por eso, la primera clave es que empieces a planificar todo al menos con un mes de antelación.
¿Cuánto cuesta un cumpleaños infantil?
Tanto dinero como estés dispuesta a invertir en la fiesta.
Puedes organizar un cumpleaños sencillo y económico, o una celebración lujosa y cara. Todo depende del presupuesto con el que cuentes.
Por eso, el segundo tip para organizar un cumpleaños infantil es, establecer un presupuesto detallado, que te guíe a la hora de elegir y valorar todos los gastos que conlleva la fiesta.
Muchas personas, comienzan a preparar la celebración inspirándose en Pinterest. Buscan ideas de decoración, Candy bar, globos, etc., sin armar antes un presupuesto…
¡Y esto es un grave error!
Solo si tienes claro cuál es lo máximo que te puedes gastar, podrás elegir los siguientes detalles de la fiesta.
Tip de event planner
Puedes crear una hoja de excell o plantilla,donde anotar todos los elementos que necesitas para el cumpleaños. Los principales son:
Alquiler y limpieza del lugar de celebración, invitaciones, decoración (globos, guirnaldas, banderines, manteles y vajilla), tarta, bebidas y merienda, animación infantil, piñata, detalles para los invitados.
Así, podrás ir decidiendo a medida que avance tu preparación que partidas de tu presupuesto puedes ampliar o reducir según tus prioridades.
Crea tu lista de invitados
Una vez establecido el presupuesto de la fiesta, llega la gran pregunta:
¿A quién invito al cumpleaños?
¿A los primos y familia?
¿solo a los amigos del cole? o
¿invito también a niños de las extraescolares?
¿Hago una fiesta única para todos o varias fiestas para cada grupo (familia, colegio, otros amigos)?
La decisión que tomes en este momento, condicionará el resto de la planificación.
Porque no es lo mismo una fiesta pequeña e íntima (que puedes hacer en el salón o jardín de tu casa), que una fiesta más grande que requiere contratar un espacio de celebraciones.
Para ayudarte a decidir elabora dos listas de invitados:
En la lista principal, incluirás a todos los que deseas que no falten a la fiesta. Estos serán a los primeros a los que entregues la invitación o informes de la fiesta de cumpleaños.
En la segunda lista, colocarás a los niños y niñas que quisieras que asistieran. Bien porque tienes un compromiso previo, te sientes en obligación, etc.
Solo incluirás invitados de la segunda lista, si hay niños de lista principal que no pueden asistir o si dispones de presupuesto y espacio suficiente para acoger a todos.
Truco de event planner
Mi consejo es que mientras estemos en época Covid o post pandemia, hagas una fiesta pequeña. Por ejemplo, en España, los amigos del colegio actúan como grupo burbuja y es mejor no mezclarse con otros grupos de niños.
Comprueba en todo momento la situación sanitaria de tu ciudad o país.
Si cuentas con un presupuesto grande celebra varias fiestas separadas. Si no, ¡¡una pequeña y memorable!!
¿Cómo elegir el lugar y día adecuados?
Como en el paso anterior ya has decido el número de invitados, ahora será más fácil seleccionar el lugar más adecuado.
Todo depende del tipo de celebración que quieres hacer (al aire libre o no), la temporada del año (invierno y verano son las que más condicionan), número de invitados y tu presupuesto.
Puedes valorar varias opciones:
Un salón de eventos cerrado con ventilación natural o aire acondicionado que incluya mesas, sillas parque de bolas y cocina para llevar la merienda
Un espacio al aire libre (como el parque o una playa)
Un restaurante que incluya salón, comida, bebida y camareros
Por último, puedes elegir un espacio particular propio o prestado (el salón, un merendero o el jardín de la casa).
Para fijar el día y hora, en el caso en que decidas celebrarlo en un local de eventos o un restaurante, es preciso que verifiques la disponibilidad antes.
Ten en cuenta que hay celebraciones se reservan con mucho tiempo de antelación.
Por ello, es mejor que seas flexible y barajes que la fiesta se pueda celebrar en días cercanos a tu fecha ideal.
Si lo vas a realizar al aire libre, ten en cuenta la previsión meteorológica y ten previsto un plan B, por si cambia el tiempo. La lluvia o un viento fuerte pueden arruinar todo tu esfuerzo. Y sobre todo asegúrate que hay aseos disponibles cerca.
Por último, si lo vas a realizar en una casa particular, merendero o jardín, verifica antes:
Que el espacio sea adecuado al número de invitados
Si necesitas llevar mesas y sillas adicionales
Disponibilidad de vajilla, cristalería y cubiertos
Si se podrán usar los baños
Facilidad para llegar al lugar
Disponibilidad para aparcar
Otro detalle importante que no debes olvidar en este caso, es pedir permiso o avisar al vecindario de la celebración que vas a dar.
El ruido de música, niños gritando y cantando, coches aparcando, etc. pueden ser una causa de molestias que debes tener en cuenta y valorar con antelación.
Consejo de event planner
Las celebraciones entre semana suelen tener un costo menor que los fines de semana. Si quieres ahorrar en esta partida presupuestaria, celebra el cumpleaños de lunes a jueves.
Ideas de decoración para el cumpleaños infantil
Este es uno de los momentos que más nos gusta a todas:
Soñar con la decoración de la fiesta
Como en el paso anterior ya hemos seleccionado el lugar de celebración, este condicionará en gran medida el tipo de realización que podemos hacer.
Algunas consideraciones previas que debes hacer son:
Verificar que el lugar de celebración permite colgar, pegar o clavar decoraciones. En algunos salones o restaurantes está prohibido o limitado. Lo mismo puede pasarte en un espacio particular. Debes seleccionar antes el espacio que vas a decorar.
Valorar el tiempo de montaje y recogida de la decoración. Calcula si entra dentro de las horas contratadas o si vas a necesitar de ayuda profesional para hacerlo en menos tiempo.
Tener en cuenta la dificultad de decorar al aire libre. Es más complicado realizar un Candy bar, o un montaje de globos, guirnaldas, etc. y puedes tener problemas con el viento, la firmeza del suelo, etc.
Antes de lanzarte a Pinterest en busca de inspiración (lo sé, yo también amo Pinterest), te aconsejo que primero hables con tu hijo o hija.
Lo fundamental de la decoración de una fiesta de cumpleaños es que le guste al cumpleañero o cumpleañera, así que ahí van varias preguntas que puedes hacerle, para acertar de pleno con la temática de la fiesta:
Decoración cumpleaños de 1 a 5 años
Cuando son pequeños, las preguntas que puedes hacer son:
¿Cuál es su juguete preferido? o ¿Cuál es su personaje favorito?
Las respuestas te darán cientos de ideas para armar una fiesta temática de todo tipo.
Piensa en cuentos, dibujos animados, películas…
Y si son bebés, las fiestas de animalitos, nubes, estrellitas o arco iris son una fantástica opción.
Decoración cumpleaños de 6 a 8 años
En esta edad, también puedes utilizar la idea de los personajes para decorar el cumpleaños. Pueden ser los protagonistas de un de cómic, de libros o de series de TV. Todo dependerá de los gustos de tu hija o hijo.
Además, puedes añadir la opción de preguntarle por su mayor afición o hobbies.
Tanto los cumpleaños ambientados en deportes, como las beauty party o yincanas inspiradas en un área en el que sean expertos (música, danza, juegos de rol manga, etc.) son opciones originales y poco vistas.
Decoración cumpleaños desde los 9 años
A partir de esta edad, puedes preguntarle ¿Cuál es la serie que más te gusta? o ¿que está de moda ahora entre tus amigos?
No solo conocerás mucho mejor a tu hijo y sus amigos, sino que además puedes conseguir mucha inspiración y grandes ideas decorativas.
Asimismo, sería fantástico si lograras hacerle cómplice de toda la preparación. Puede acompañarte a realizar las compras, elaborar alguna manualidad, elegir personalmente los regalos, tarta, menú de la merienda, etc.
Y si ninguna de las anteriores ideas te ha servido, siempre puedes recurrir a la pregunta comodín, apta para cualquier edad, es ¿Cuál es su color favorito? Y a partir de ahí, montar una paleta de color para la decoración.
Truco de event planner
Una vez tengas el diseño del área o zonas que vas a decorar (una pared, un Candy Bar, etc.) realiza una lista con todos los materiales que necesitas comprar (globos, backdrop, manteles, servilletas decoradas, banderines, toppers, etc.). Después asígnales un presupuesto que te guiará en su compra. También es posible que, por el tipo de decoración elegida, tengas que realizar alguna manualidad o contratar a un profesional que lo realice por ti. Anótalo también en tu presupuesto sea, la manera en la que cuentes tu historia en línea puede marcar la diferencia.
Diseña y envía las invitaciones de cumpleaños
Como has podido ver hasta el momento, seguir los pasos que te propongo te facilita mucho la organización lógica de la fiesta de cumpleaños.
Ahora mismo, ya tienes elegida la temática del cumpleaños, así que las invitaciones irán a juego.
La tendencia actual es realizar invitaciones digitales que se envían, bien por correo electrónico o a grupos de whatsapp, telegram u otra aplicación.
Sus ventajas es que son más baratas, ecológicas y llegan más rápido a los destinatarios.
Lo ideal, es enviar la invitación, al menos dos semanas antes del cumpleaños para que le dé tiempo a las familias a organizarse.
Los elementos esenciales de las invitaciones son:
Lugar de celebración. No está de más mandar la geolocalización o un pequeño mapa para llegar.
Modo de contacto: No te olvide de poner bien visible el número de teléfono o correo electrónico donde quieres que confirmen la asistencia.
Fecha y hora de comienzo y fin del cumpleaños. Aunque lo explico más adelante, te adelanto que es muy recomendable indicar la hora de comienzo sobre todo si contratas un servicio de animación, magia, taller o vas a realizar un programa de juegos. Incluye también la hora aproximada de finalización para que los padres o madres sepan cuando tienen que recoger a sus hijos.
La duración de las fiestas de cumpleaños varía según la edad de los niños. Por mi experiencia, estas son las recomendaciones:
Si son menores de 4 años las fiestas no duran más de dos horas.
A partir de 5 años se pueden alargar hasta 3 horas
Sólo los mayores de 8 disfrutarán de una fiesta que dure 4 horas sin agotarse
Tip de event planner 2.0
Existen programas de diseño que permiten hacer invitaciones digitales de forma rápida y profesional.
Escríbeme a: hola@espaciobulevar.com y te cuento mis favoritas
Como elegir la tarta y el menú de la meriendas infantil
Llegamos ya a la parte final de la planificación, la dedicada a la comida y las bebidas.
En este punto, es importante que decidas, en función de tu presupuesto, si vas a cocinar tú, si lo vas a comprar hecho o si vas a contratar a un catering.
Esta decisión previa, te dará respuesta en gran medida a tu duda:
¿que poner o que cocinar en una merienda de cumpleaños para niños?
Las cuatro claves para seleccionar el menú para la fiesta infantil son:
La edad de los niños invitados. Cuanto más grandes, más cantidad de comida necesitas. Si son pequeños opta por alimentos más blandos y evita todos los que puedan producir atragantamientos.
Si tienen alergias alimentarias o siguen alguna dieta (veganos, vegetarianos, etc.). Las alergias más comunes son los lácteos, gluten, frutos secos y huevos. Evita cualquier menú que lleve estos alimentos u ofrece alternativas seguras a las mismas (pan si gluten, dulces con y sin frutos secos, etc.). También incluye opciones veganas en caso de que sea necesario.
Las preferencias de los niños y de sus padres. Hay padres que no quieren que sus hijos coman ciertos tipos de alimentos (ultra procesados, con azúcar, con aditivos, etc.) Asegúrate de confirmar este punto, antes de elegir el menú de la merienda.
Tener suficiente agua y zumos naturales. Los niños suelen estar sedientos con todo lo que juegan en los cumpleaños. Así que asegúrate de hidratarlos.
Con esto en mente, ya puedes elaborar un menú, para que lo realice un catering o lo cocines tú. En el segundo caso, planifica la lista de ingredientes, el día que los vas a comprar y cuando lo vas a cocinar.
Consejo de event planner
La pandemia del Covid ha modificado nuestra forma de relacionarnos. Y compartir comida y bebidas no es muy seguro. Por eso, mejor no sirvas la merienda en bandejas o boles donde todos meten la mano.
En vez de ello, elabora un menú individual. Puedes presentarlo cada uno en su plato, en una cajita decorada o en una versión ecológica de bolsa de tela o tote bag (que además te servirá como un original regalo para los invitados).
La tarta es un elemento fundamental de la fiesta de cumpleaños. Y con tanta variedad en el mercado, a veces es difícil decidirse.
Para elegir la tarta más adecuada, ten en cuenta los consejos generales para elaborar el menú de la merienda (sobre todo lo relativo a alergias y dietas).
Además, puedes encargar o elaborar una tarta temática a juego con la decoración de la fiesta o cocinar tu misma tu mejor receta.
Truco de pastelería
Cada vez es más frecuente encontrar “falsas tartas” en las fiestas de cumpleaños infantiles. Piensa que soplar las velas no es muy higiénico.
Y tras el Covid, este en un factor muy importante a tener en cuenta. Por eso, las tartas falsas resultan prácticas, higiénicas y además pueden ser muy bonitas.
PASO 2. CLAVES PARA ORGANIZAR LA FIESTA DE CUMPLEAÑOS
En este punto, solo quedan quince días para la celebración. Pero ya tienes mucho avanzado.
Ya tienes seleccionado, comprado o contratado lo fundamental para celebrar el cumpleaños de tu hijo o hija.
Solo es necesario añadir los detalles que lo harán memorable. Eso que las party planners llaman el efecto ¡wow! y que vas a realizar en estos quince días que te quedan hasta la fiesta.
Animación infantil para cumpleaños (música, juegos, pintacaras y actividades)
Existen salones, restaurantes y locales de eventos, que cuentan con elementos para entretener a los niños como pueden ser un parque de bolas, dianas de dardos, futbolín, etc. , lo que te facilita mucho esta parte de la organización.
Otro elemento importante es la música y cantar el cumpleaños feliz al homenajeado.
Pregunta en el lugar de celebración si tienen dispositivos musicales o si te permiten poner música. Si es así, crea una playlist en la que se incluya la canción de cumpleaños feliz en varios idiomas, versiones, etc., así como canciones adecuadas a la edad de los inivitados, para crear un ambiente festivo durante toda la celebración.
Si has decidido celebrar la fiesta al aire libre o en tu propia casa, necesitarás tener una selección amplia de juegos, música y actividades para que los niños no se aburran.
No improvises esta parte, porque si vas a ser tú la dinamizadora de la fiesta necesitas tener:
Un listado de posibles juegos adaptados a la edad y características de los niños (juegos dinámicos, más tranquilos, creativos, de misterio, etc.).
Materiales para llevar a cabo los juegos y dinámicas (música, tarjetas, aros, cartulinas y tijeras, disfraces, pintura para cara, etc.).
Premios para todos los niños participantes.
Por supuesto, también puedes de delegar todo este trabajo contratando a profesionales de la animación que dinamizarán la fiesta. por tí.
Truco de event planner
Recuerda que a nadie le gusta perder, así que tanto si dinamizas tú el cumpleaños, como si lo has contratado, selecciona juegos cooperativos para tener la fiesta en paz y que todos los niños se diviertan.
Candy Bar y Piñatas de cumpleaños infantil
Los Candy Bar o mesas dulces, son una fantástica opción para crear un efecto wow en cualquier cumpleaños. En el blog encontrarás dos artículos que te ayudaran a crearlo tu misma.
En este artículo te explico como diseñar, montar y decorar tu misma un Candy Bar. Y en el segundo encontrarás ideas específicas para armar un Candy Bar Covid free.
No sé si sabes que las piñatas tienen un origen insólito. Pero lo más importante, es que son divertidas y aportan un fantástico efecto wow para finalizar la fiesta.
Aunque tradicionalmente se rompían golpeándolas con un palo, en la actualidad, existen versiones seguras para niños, que se rompen al tirar de uno o varios cordeles.
Tip de event planner
Puedes integrar la piñata en la decoración de la fiesta logrando un efecto sorpresa increíble. También, puedes comprarla o hacerla tu misma y rellenarla con caramelos, juguetes pequeños de cotillón, matasuegras, etc.
Los detalles para los invitados a la fiesta de cumpleaños
A los niños les encantan esos pequeños detalles o regalitos que se llevan de recuerdo a casa al finalizar la fiesta.
Los detalles que regales, debes adaptarlos a la edad de los niños, la temática y tu presupuesto.
Existen opciones ajustadas a todos los precios, así que el límite está en tu creatividad y del cumpleañero.
Algunas ideas para regalar que entusiasmarán a los niños son:
Bolsas o cucuruchos de golosinas
Cajas con dulces caseros (trufas, galletas, rosquillas, etc.)
Cup Cake personalizado
Juguetes envueltos individualmente (collares, anillos, pegatinas, plastilina, etc.)
Marcos de fotos personalizados con una fotografía de todo el grupo de niños
Material escolar con mensajes divertidos y originales (libretas, bolígrafos, gomas,etc)
Camisetas serigrafiadas con el nombre de cada niño
Sets de manicura, maquillaje, etc.
Cometas de papel
Gorras o viseras
Kits de montaje (aviones, barcos, etc.) o pequeños puzzles
Linternas
Cantimploras o botellas con su nombre
Bolsa de tela o tote bag
Consejo de event planner
Los detalles suelen presentarse en una bolsa o caja de cartón. Cuanto más grande sean, más dinero te costará llenarla, así que evalúa el tamaño del regalito y su envase. Además, puedes utilizar las bolsas como parte de la decoración de la fiesta. Bien integrándolos en el Candy Bar o creando un pequeño rincón donde mostrarlos hasta el final de la fiesta.
PASO 3. CELEBRAR Y DISFRUTAR DEL CUMPLEAÑOS
¡Ya ha llegado el día C (de cumpleaños)!
Has hecho un gran trabajo y solo te queda disfrutar a lo grande de la celebración.
Pero para ello, necesitarás encontrar a una persona que te ayude con los preparativos finales y en el transcurso de la fiesta. Puedes ser un familiar, una amiga o tu event planner.
El nivel de ayuda requerida dependerá, de:
si vas a hacer tu todo (comida, animación, decoración, regalos de los invitados)
si lo vas a celebrar en casa o fuera (en casa necesita limpiar antes, preparar mesas, sillas, vajilla, baños, aparcamiento, guardar elementos que no quieres que rompan, buscar sitio para dejar abrigos, etc.)
si has contratado todos o algún servicio (catering, decorador, animador infanti, event planner…).
En todos los casos, para disfrutar en el día del cumple crea antes un sencillo organigrama del cumpleaños.
No te asustes, solo tienes que hacer un listado colocando que hay qué hacer, a qué hora y quien se encarga de ello.
Así, de un solo vistazo podrás supervisar todos los detalles, asegurarte que no se olvida nada y tener la confianza de que se realizan, bien por ti, por la persona contratada o por tu ayudante.
¡No sabes la cantidad de estrés que te quitarás de encima con este tip de event planner!
La lista de tareas a realizar ese día varía según el tipo de cumpleaños, pero en general incluirá:
Decorar el lugar de celebración (Candy bar, piñata, globos, etc.)
Preparar/comprar/ recoger la comida, bebida y tarta
Animación infantil (comprobar que tienes actividades y materiales o confirmar con la persona contratada la hora de comienzo y fin
Comprueba los dispositivos para la música (USB, altavoces, play-list)
Tener listos los regalos de los invitados
Cargar batería del vídeo, cámara o móvil para inmortalizar la fiesta. Avisa a los padres de que se va a grabar o tomar fotografias y pideles permiso para que aparezcan sus hijos. Hay familias que no quieren que se tomen fotos o vídeos de sus niños. Tenlo en cuenta y ahorrate disgustos.
Limpieza del lugar de celebración (comprobar quien va a limpiar antes y después de la celebración)
Tener listos los manteles, vajilla, vasos, servilletas y cubiertos que necesites
Crea recuerdos y celebra la vida
No olvides inmortalizar todos los detalles y momentos especiales de la fiesta.
Es lo que recordaréis tú y tu hijo o hija pasado el tiempo.
Haz fotografías y vídeos de toda la decoración, tarta, regalos de los invitados, del cumpleañero soplando la tarta, jugando, riendo, cantando, etc.
Recuerda pedir permiso previo a los padres antes de tomar fotografías y videos de menores.
Esto es crucial si piensas subir fotografías de la celebración a redes sociales. Si lo haces, asegúrate que tienes la autorización de las familias.
Si no cuentas con el permiso de los padres, no publiques fotografías. Es ilegal y podrías tener problemas.
Despide a tus invitados y agradece su asitencia
Un buen cierre de fiesta es ¡fundamental!
Para que todos los invitados tengan un grandioso recuerdo de la fiesta, despídelos de forma personalizada. Para ello, reserva unos minutos con cada niño y sus familias para darles las gracias por su asitencia y por el regalo que le han dado al cumpleañero. Este es el momento para entregar a cada invitado el detalle que habías preparado para ellos.
Si creaste un grupo de whatsapp, telegram u otra aplicación para enviar la invitación, es una práctica recomendable dar las gracias a todos por la asitencia. En ese mismo mensaje, puedes añadir alguna fotografía o vídeo del cumpleaños para que lo tengan todos los invitados como recuerdo.
Como buena anfitriona solo me queda darte las gracias por llegar hasta el final del artículo, agradecerte la visita al blog y desearte que vuelvas pronto y que tengas un:
¡FELIZ CUMPLEAÑOS!